Mitä yhdestä työvuorosta kannattaa tallentaa?
Pelkkä päivittäinen tuntimäärä ei aina kerro, millä työmaalla työ tehtiin tai miksi kirjausta muutettiin. Sovittu kirjaustapa tekee tietojen tarkistamisesta helpompaa myös silloin, kun työtekijä vaihtaa kohdetta.
Kirjaa vähintään työntekijä, työpäivä, työmaa, aloitus, lopetus ja tauot. Lisää tarvittaessa työn kuvaus. Pidä tavallinen työaika ja yrityksen käyttämät muut tuntityypit selvästi eroteltuina; niiden käsittely määräytyy yrityksen omien sääntöjen mukaan.
- Sama työmaan nimi kaikille työntekijöille
- Selkeä tapa kirjata tauot
- Sovittu tarkistaja ja tarkistusaikataulu
Sovi toimintatapa ennen ensimmäistä vuoroa
Näytä työntekijälle, miten työmaa valitaan ja mistä vuoro aloitetaan ja lopetetaan. Kerro myös, mitä tehdä, jos vuoro jää avoimeksi tai työpäivä kirjataan jälkikäteen. Lyhyt yhteinen ohje vähentää epäselviä kirjauksia enemmän kuin pitkä ominaisuuslista.
Tuntivassa työntekijä voi liittyä yritykseen työnantajan antamalla koodilla. Mobiilissa vuoro kirjataan puhelimella ja omat tunnit ovat nähtävissä. Työnantaja käyttää verkkosovellusta selaimessa.
Käsittele puuttuvat ja virheelliset kirjaukset
Tarkista avoimet vuorot, puuttuvat työmaat ja poikkeuksellisen pitkät kirjaukset ennen hyväksyntää. Pyydä tarvittaessa työntekijältä selvennys. Korjaa tieto oikeaan kirjaukseen sen sijaan, että ylläpitäisit erillistä korjauslistaa viesteissä.
Jos kirjaus on tehty mobiilissa ilman verkkoa, odota synkronointia ennen raportin muodostamista. Tuntimäärän ja hyväksyntätilan pitää olla samassa aineistossa, jota esihenkilö ja kirjanpitäjä käyttävät.
Milloin Excel riittää ja milloin yhteinen järjestelmä auttaa?
Excel voi riittää pienelle tiimille, jos yksi henkilö kerää ja tarkistaa tiedot johdonmukaisesti. Työmaiden, työntekijöiden ja tarkistajien määrän kasvaessa erillisten tiedostojen versiot ja puuttuvat kirjaukset vaativat enemmän työtä.
Yhteinen työtila auttaa, kun työntekijät kirjaavat itse, esihenkilö tarkistaa ja kirjanpitäjä tarvitsee hyväksytyt tiedot. Valitse ratkaisu tämän työnkulun, käyttöoikeuksien ja todellisen vientitarpeen perusteella.
Aloita yhdestä työmaasta ja yhdestä yhteisestä ohjeesta. Varmista, että työntekijä saa kirjauksen tehtyä ja esihenkilö löytää sen tarkistettavaksi. Laajenna käyttöä vasta, kun tämä ketju toimii.
Oppaat kuvaavat työprosesseja ja Tuntivan toimintoja. Ne eivät korvaa yrityksen omia palkka- tai ilmoitusohjeita.