Vad bör ett arbetspass innehålla?
En daglig timsumma berättar inte alltid var arbetet utfördes eller varför en registrering ändrades. Ett gemensamt registreringssätt underlättar granskning även när medarbetare byter arbetsplats.
Registrera medarbetare, datum, arbetsplats, start, slut och raster. Lägg till en arbetsbeskrivning när det behövs. Skilj ordinarie timmar från andra timkategorier; hur de påverkar lönen beror på företagets överenskomna regler.
- Samma arbetsplatsnamn för alla
- Ett gemensamt sätt att registrera raster
- En utsedd granskare och tidsfrist
Kom överens om rutinen före första passet
Visa hur medarbetaren väljer arbetsplats och startar och avslutar passet. Förklara vad man gör om passet lämnas öppet eller registreras i efterhand. En kort gemensam instruktion är mer användbar än en lång funktionslista.
I Tuntiva kan medarbetaren ansluta med en kod från arbetsgivaren. Mobilflödet registrerar pass i telefonen och visar medarbetarens egna timmar. Arbetsgivaren använder webbappen i webbläsaren.
Hantera saknade och felaktiga registreringar
Granska öppna pass, saknade arbetsplatser och ovanligt långa registreringar före godkännande. Be medarbetaren förtydliga vid behov. Rätta den berörda registreringen i stället för att föra en separat rättelselista i meddelanden.
Om mobilregistreringen gjordes offline, invänta synkronisering före rapportering. Arbetsledare och bokförare bör använda samma timmar och godkännandestatus, inte olika versioner av en fil.
När räcker ett kalkylblad?
Ett kalkylblad kan fungera för ett litet team när en person konsekvent samlar och kontrollerar uppgifterna. Fler medarbetare, arbetsplatser och granskare ökar arbetet med versioner och saknade registreringar.
En gemensam arbetsyta hjälper när medarbetarna registrerar själva, arbetsledaren granskar och bokföringen behöver godkända uppgifter. Välj system efter detta flöde, behörigheterna och det exportformat du faktiskt behöver.
Börja med en arbetsplats och en gemensam instruktion. Säkerställ att medarbetaren kan lämna registreringen och att arbetsledaren hittar den för granskning. Utöka när denna kedja fungerar.
Guiderna beskriver arbetsprocesser och Tuntivas funktioner. De ersätter inte företagets egna instruktioner för löneberäkning eller deklarationer.