Erota kirjattu, tarkistettu ja hyväksytty tunti
Työntekijän kirjaama tunti on työntekijän ilmoitus tehdystä työstä. Hyväksyntä on erillinen vaihe, jossa vastuuhenkilö tarkistaa kirjauksen. Tätä eroa kannattaa käyttää myös raporteissa: keskeneräinen kirjaus ei saa näyttää valmiilta vain siksi, että sillä on tuntimäärä.
Sovi, kuka tarkistaa minkäkin tiimin tunnit ja mihin päivään mennessä jakson kirjaukset käsitellään. Kirjanpitäjälle pitää olla selvää, mikä aineisto on tarkistettu ja mikä odottaa käsittelyä.
Käy tarkistuslista läpi ennen vientiä
Tarkista ajanjakso ja työntekijät ensin. Sen jälkeen etsi puuttuvat päivät, avoimet vuorot ja kirjaukset väärällä työmaalla. Vertaa tarvittaessa työn kuvausta esihenkilön tietoihin.
Ylityöt, lisät ja muut palkkaan vaikuttavat erät vaativat yrityksen sovitut laskentasäännöt. Työaikaraportti ei yksin vahvista, että jokainen palkkaerä on käsitelty oikein.
- Oikea ajanjakso ja oikeat työntekijät
- Aloitus, lopetus ja tauot tarkistettu
- Epäselvät kirjaukset käsitelty
- Hyväksyntätila tarkistettu
- Palkkaerien käsittely sovittu palkanlaskijan kanssa
Toimita kirjanpitäjälle yksi selkeä aineisto
Muodosta raportti vasta tarkistuksen jälkeen. Kerro vastaanottajalle ajanjakso, mukana olevat työntekijät ja mahdolliset rajaukset. Excel- tai PDF-raportti voi toimia aineistona, mutta tarkista, mitä vastaanottajan palkanlaskentaohjelma tarvitsee.
Tuntivassa kirjanpitäjälle voidaan antaa oma rooli ja tarvittava pääsy. Älä jaa työnantajan tunnuksia. Raportin vienti ei tarkoita automaattista integraatiota jokaiseen palkkaohjelmaan.
Mitä tehdä viennin jälkeen tulevalle korjaukselle?
Jos kirjauksen tietoja muutetaan viennin jälkeen, ilmoita muutoksesta palkanlaskijalle. Kerro, mitä muuttui ja korvaako uusi raportti aiemman. Tiedoston nimi yksin ei takaa, että vastaanottaja huomaa uuden version.
Pidä työaikaraportit ja rakentamisilmoitusten aineistot erillisinä käyttötarkoituksina. Tuntiva auttaa kokoamaan tietoja, mutta ei lähetä rakentamisilmoituksia automaattisesti OmaVeroon tai Ilmoitin.fi-palveluun.
Hyvä vienti alkaa hyvästä tarkistuksesta. Sovi vastuuhenkilö, tarkistuspäivä ja vastaanottajan tarvitsema raporttimuoto ennen ensimmäistä palkanlaskentajaksoa.
Oppaat kuvaavat työprosesseja ja Tuntivan toimintoja. Ne eivät korvaa yrityksen omia palkka- tai ilmoitusohjeita.