Skilj registrerade och godkända timmar åt
Medarbetarens registrering är deras uppgift om utfört arbete. Godkännande är en separat granskning av en ansvarig person. Behåll skillnaden i rapporteringen: en ofärdig registrering blir inte slutlig bara för att den har en summa.
Kom överens om vem som granskar varje teams timmar och när periodens registreringar ska vara behandlade. Bokföringen ska veta vilka uppgifter som har kontrollerats och vilka som väntar.
Använd en checklista före export
Kontrollera period och medarbetare först. Leta därefter efter saknade dagar, öppna pass och registreringar på fel arbetsplats. Jämför arbetsbeskrivningen med arbetsledarens information vid behov.
Övertid, tillägg och andra lönedelar behöver överenskomna beräkningsregler. En arbetstidsrapport ensam visar inte att varje lönedel har beräknats korrekt.
- Rätt period och medarbetare
- Start, slut och raster kontrollerade
- Oklara registreringar utredda
- Godkännandestatus kontrollerad
- Lönedelar överenskomna med löneadministratören
Ge bokföringen ett tydligt underlag
Exportera efter granskningen. Ange period, inkluderade medarbetare och eventuella undantag. En Excel- eller PDF-rapport kan vara underlag, men kontrollera vad mottagarens löneprogram behöver.
Bokföraren kan få egen roll och lämplig tillgång i Tuntiva. Dela inte arbetsgivarens inloggning. Export innebär inte automatisk integration med alla löneprogram.
Hantera rättelser efter export
Om en registrering ändras efter export ska löneadministratören meddelas. Förklara vad som ändrats och om den nya rapporten ersätter den tidigare. Ett annat filnamn räcker inte alltid för att förmedla rättelsen.
Arbetstidsrapporter och bygganmälningar har olika ändamål. Tuntiva hjälper till att samla uppgifter men skickar inte bygganmälningar automatiskt till MinSkatt eller Ilmoitin.fi.
En användbar export börjar med en tillförlitlig granskning. Bestäm ansvarig person, tidsfrist och mottagarens rapportformat före den första löneperioden.
Guiderna beskriver arbetsprocesser och Tuntivas funktioner. De ersätter inte företagets egna instruktioner för löneberäkning eller deklarationer.